ASOCIATIA MAGISTRAŢILOR DIN ROMÂNIA

REGULAMENT DE ORGANIZARE SI FUNCTIONARE

CUPRINS

1. Preambul

2. Structura organizatorica

3. Atributii

4. Personalul

5. Circuitul documentelor

6. Programul de lucru

7. Dispozitii finale

Anexa 1 – Structura organizatorica a Asociatiei

Anexa 2 - Structura organizatorica a Secretariatului Asociatiei

Anexa 3 – Procedura de recrutare si selectie a personalului angajat al Asociatiei;

Anexa 4 – Procedura de lucru a Consiliului Naţional de Etică Profesională;

Anexa 5 – Procedura de admitere in Asociatie;

Anexa 6 – Procedura de excludere din Asociatie.

Anexa 7 – Procedura de alegere a Consiliului Director

Anexa 8 – Procedura de conlucrare dintre Consiliul Director, Secretariatul General al AMR si Comitetul Director si Secretariatul fiecarei filiale

1. PREAMBUL

1.1. Asociatia Magistraţilor din România, denumita in continuare Asociatia, a fost infiintata in urma hotararii Conferinţei Constitutive a membrilor fondatori din 1993.

1.2. Asociatia este investita cu personalitate juridica, incheie bilant contabil si are cont bancar.

1.3. Bilanţul contabil al Asociaţiei este format din Bilanţul administrat de Secretariatul General al Conferinţei Naţionale şi Bilanţul tuturor filialelor.

1.4. Asociatia se autofinanteaza din resursele mentionate in statut, constituie la dispozitia sa fonduri banesti si le utilizeaza in conditiile legii.

1.5. Asociatia detine cu titlu de proprietate bunurile din patrimoniul sau si este abilitata sa primeasca donatii, legate, sponsorizari si subventii. In exercitarea dreptului sau de proprietate, Asociatia foloseste si dispune in mod autonom de bunurile pe care le are in patrimoniu in scopul pentru care a fost infiintata.

Asociatia initiaza demersuri in vederea revendicarii bunurilor care au apartinut A.M.A, a carei succesoare este.

1.6. Administrarea Asociatiei este asigurata de catre Secretariatul General al AMR.

Organizarea si functionarea Secretariatului General este reglementata de prezentul Regulament de Organizare si Functionare, denumit in continuare ROF.

1.7. Prezentul ROF completează prevederile Statutului AMR şi se aplică tuturor membrilor AMR şi personalului Asociatiei (angajat permanent sau cu statut de colaborator).

1.8. Pentru buna desfăşurare a activităţii, directorul executiv al Asociatiei poate stabili şi aplica norme interne bazate pe prevederile acestui ROF.

1. STRUCTURA ORGANIZATORICA

In vederea realizarii obiectului de activitate, Asociatia are structura organizatorica din Anexa nr. 1, care cuprinde:

La nivel naţional:

• Conferinţa Naţională;

• Consiliul Director AMR;

• Preşedintele AMR;

• Consiliul Naţional de Etică Profesională;

• Secretariatul General al AMR;

• Comisia de Cenzori AMR;

La nivel local:

• Conferinţa Judeţeană;

• Comitetul Director al filialei;

• Preşedintele filialei AMR;

• Secretariatul filialei

• Comisia de cenzori

2.2. Structura organizatorica a Secretariatului General al Asociatiei este prezentata in Anexa nr. 2 si cuprinde:

• Secretar General, responsabil cu Registrul cu membri şi comunicarea cu Secretarii filialelor

• Directorul executiv, responsabil de intreaga activitate a Secretariatului Asociatiei;

• Departamentul programe, responsabil de:

1. activitatea de promovare a serviciilor de consiliere si informare;

2. activitatea de sustinere si dezvoltare a activităţilor Asociaţiei;

3. activitatea de instruire si formare a magistraţilor;

4. activitatea de urmarire a indeplinirii de catre membri a planurilor de acţiune

5. asigurarea functionarii bazei de date a Registrului cu membrii, a retelei de calculatoare si a sistemului de comunicatii al Asociatiei

• Departamentul administrativ, responsabil de activitatile legate de evidenta membrilor, primirea si retragerea membrilor, de activitatile administrative, secretariat, contabilitate, gestiune personal.

2.3. Competenta de a aproba, modifica sau completa structura organizatorica a Secretariatului apartine Consiliului Director.

3.1. ATRIBUTII ALE CONFERINŢEI NAŢIONALE

1. stabileşte strategia şi obiectivele Asociatiei;

2. aproba bugetul de venituri şi cheltuieli şi bilanţul contabil ale Asociaţiei;

3. aprobă raportul de activitate al Consiliului Director

4. alege şi revoca membrii Consiliului Director al Asociatiei;

5. alege şi revocă Preşedintele Asociaţiei

6. alege si revoca cenzorul Asociatiei;

7. hotaraste asupra infiintarii de filiale ale Asociatiei;

8. modifica statutul Asociatiei şi actul constitutiv;

9. adoptă şi modifică regulamentul de organizare şi funcţionare a Asociatiei şi stabileşte schimbarea sediului in alta localitate ;

10. stabileste valoarea cotizatiei lunare datorate de membrii Asociatiei;

11. Hotărăşte asupra dizolvarii şi lichidării Asociatiei şi stabileste destinatia bunurilor ramase dupa lichidare cu respectarea prevederilor legii;

12. Ratifică titlul de Preşedinte de onoare al Asociaţiei la propunerea Consiliului Director

13. Ratifică titlul de Membru de onoare al Asociaţiei la propunerea Consiliului Director.

14. indeplineste orice alte atributii prevazute de lege si de prezentul statut.

3.2. Conferinţa Naţională se intruneste cel putin o data pe an in sedinta ordinara si ori de cate ori este nevoie in sedinta extraordinara, de regula, la sediul Asociatiei si delibereaza in conditiile prevazute in statut.

3.3.Sesiunile ordinare ale Conferinţei Naţionale sunt convocate la initiativa Consiliului Director, Preşedintelui AMR, sau la initiativa a cel putin o treime din numarul membrilor Asocitiei care au exercitiul dreptului de vot. Notificarea convocarii Conferinţei Naţionale se face de catre de catre Secretariatul General al Conferinţei Naţionale.

3.4.Notificarea convocarii se face cu cel putin 15 zile calendaristice inainte de data fixata pentru tinerea Conferinţei Naţionale.

Convocatorul si documentele care fac obiectul dezbaterii Conferinţei Naţionale vor fi transmise printr-unul din urmatoarele mijloace : fax, scrisoare recomandata cu confirmare de primire sau posta electronica si vor contine ordinea de zi, data, ora si locul de desfasurare a Conferinţei Naţionale, data, ora si locul de desfasurare a celei de-a doua Conferinţei Naţionale in cazul in care la prima convocare nu este intrunit cvorumul necesar.

Convocatorul conţine ordinea de zi comunicata de cei care au initiat convocarea, data, ora si locul de desfasurare a Conferinţei Naţionale la prima convocare, data, ora si locul de desfasurare a Conferinţei Naţionale, la a doua convocare si data, ora si locul de desfasurare a adunarii generale la a treia convocare. In cazul in care convocarea este initiata de Consiliul Director, convocatorul se intocmeste de catre Secretariatul Asociatiei si este semnat de catre Presedintele AMR. Daca Conferinţa Naţională este convocata din initiativa a cel putin o treime din membrii cu drept de vot, initiatorii vor intocmi convocatorul care va fi semnat de catre reprezentantii legali sau imputernicitii tuturor filialelor initiatoare.

Convocatorul se depune si se inregistreaza la Secretariatul General al Conferinţei Naţionale. Secretariatul General va notifica convocarea Conferintei Nationale numai dupa ce constata indeplinirea conditiilor statutare privind numarul initiatorilor si data convocarii, in caz contrar va notifica membrilor initiatori neindeplinirea uneia sau ambelor conditii de convocare.

3.5. La lucrarile sedintei Conferinţei Naţionale iau parte: membrii Consiliului Director, Comisia de cenzori, Secretarul General, Directorul executiv si functionarii departamentului administrativ al Secretariatului General al AMR. Lucrarile sedintei sunt conduse de catre Presedintele AMR, iar in lipsa acestuia de catre un Vicepreşedinte al Consiliului Director. Functionarii departamentului administrativ al Secretariatului General verifica prezenta si indeplinirea conditiilor de cvorum si de adoptare a hotararilor, redacteaza procesul verbal al sedintei, il prezinta spre semnare persoanelor in drept si indeplinesc toate activitatile necesare pentru buna desfasurare a Conferintei Nationale. Documentele Conferinţei Naţionale ( convocator, materiale privind subiectele de pe ordinea de zi, procese verbale, hotarari etc. ) vor fi pastrate de catre departamentul administrativ al Secretariatului General al Conferinţei Naţionale. Prin grija departamentului administrativ al Secretariatului General al Conferinţei Naţionale, hotararile Conferinţei Naţionale vor fi aduse la cunostinta tuturor membrilor AMR. 

1.  

   1. ATRIBUTIILE CONSILIULUI DIRECTOR

4.1.

1. decide dobândirea calităţii de membru AMR

2. decide excluderea membrului AMR

3. propune acordarea calitatii de Membru de onoare sau de presedinte de onoare al AMR

4. propune retragerea calitatii de Membru de onoare sau de presedinte de onoare al AMR

5. avizeaza proiectele programelor Asociatiei si al bugetului de venituri si cheltuieli si le supune aprobarii Conferinţei Naţionale;

6. aproba initierea activitatilor economice ale Asociatiei;

7. avizeaza raportul de activitate pe perioada anterioara si executarea bugetului de venituri si cheltuieli si le supune aprobarii Conferinţei Naţionale;

8. incheie acte juridice in numele si pe seama Asociatiei sau imputerniceste o persoana care sa incheie astfel de acte;

9. numeşte Secretarul General al Asociaţiei

10. angajează Directorul Executiv al Asociaţiei

11. identifica si atrage fonduri de la organismele donatoare;

12. aproba organigrama si stabileste politica de personal a Asociatiei;

13. stabileste atributiile Secretariatului General al AMR;

14. adoptă structura de personal şi fişele de post pentru Secretariatul General.

15. elaboreaza Regulamentul de organizare si functionare al Asociatiei si il supune aprobării Conferinţei Naţionale;

16. stabileşte înfiinţarea Comisiilor de studii ale AMR

17. controlează şi sprijină activitatea filialelor AMR în vederea realizării activităţilor propuse.

18. decide măsuri si sanctiuni în cazul în care, din diferite motive, organele de conducere ale filialelor nu îşi exercita atribuţiile.

19. suspendă membrii AMR pentru declaraţii publice care contravin poziţiei oficiale a Asociaţiei.

20. concepe strategia de colaborare cu alte organizatii interne si internationale;

21. elaboreaza Strategia şi Planul de acţiune al Asociaţiei

22. indeplineste orice alte atributii prevazute in statut sau stabilite de Conferinţa Naţională;

23. reprezinta asociatia in forurile naţionale şi internaţionale

Consiliul Director se intruneste trimestrial si ori de cate ori este necesar, sedintele avand loc, de regula, la sediul Asociatiei.

Convocarea sedintei se face de către Presedintele AMR, de catre cel putin o treime din numarul membrilor Consiliului Director. Notificarea convocarii se face de catre departamentul administrativ al Secretariatului cu respectarea conditiilor prevazute in statut.

Convocatorul va cuprinde ordinea de zi, locul, data, ora la care va avea loc sedinta precum si ordinea de zi si va fi transmis membrilor consiliului cu cel putin 15 zile inainte de data sedintei.

La sedinta iau parte, in afara de membrii Consiliului Director: Comisia de cenzori, Directorul executiv si functionarii departamentului administrativ al Secretariatului. Pot fi invitati membrii Colegiului de onoare.

Lucrarile sedintei sunt conduse de catre Preşedintele AMR, iar in lipsa acestuia de catre un Vicepreşedinte al Consiliului Director. Functionarii departamentului administrativ al Secretariatului redacteaza procesul verbal al sedintei, il prezinta spre semnare membrilor Consiliului Director si indeplinesc toate activitatile necesare pentru buna desfasurare a sedintei. Documentele sedintelor Consiliul Director ( convocator, materiale privind subiectele de pe ordinea de zi, procese verbale, decizii, etc. ) vor fi pastrate de catre departamentul administrativ al Secretariatului General al Conferinţei Naţionale.

Membrii Consiliului Director iau decizii prin votul a jumatate plus unu din cei care participa la luarea acestora.

Deciziile Consiliului Director vor fi aduse la cunostinta tuturor membrilor Asociatiei de catre departamentul administrativ al Secretariatului General in cel mult 15 zile.

4.2. Atributiile Comisiei de cenzori

Atributiile cenzorului sunt cele prevazute in statutul Asociatiei si in legislatia in vigoare.

4.3. Atribuţiile Secretarului General al AMR

Secretarul General al AMR este numit de către Consiliul Director şi are următoarele atribuţii:

a. administrează Registrul de membri al Asociaţiei care se află la Secretariatul General

b. răspunde de actualizarea Registrului de membri al Asociaţiei.

c. comunică cu Secretarii filialelor pentru bunul mers al activităţii AMR

d. Întocmeşte fişele de post a personalului Secretariatului General al Conferinţei Naţionale

e. întocmeşte fişa postului Directorului Executiv al Secretariatului General al Conferinţei Naţionale

f. Angajeaza si concediaza personalul departamentelor Secretariatului General si supune aprobarii Consiliului Director nivelele de salarizare ale acestora;

4.4. Atributiile Secretariatului General al AMR

1. asigura functionarea curenta a Asociatiei si se incadreaza in bugetul alocat;

2. pregateste desfasurarea Conferinţelor Naţionale ale Asociatiei, notifica membrilor convocarea acestora si transmite materialele aferente;

3. intocmeste si pastreaza procesele-verbale ale Conferinţei Naţionale ale Asociatiei si ale Consiliului Director;

4. efectueaza mentiunile in registrul de membri in termen de 30 zile de la data hotararii Conferinţei Judeţene;

5. urmareste incasarea cotizatiei si pastreaza evidenta platilor efectuate de catre membri;

6. mentine contactului permanent cu membrii Asociatiei;

7. aduce la indeplinire deciziile Consiliului Director;

8. dezvolta, actualizeaza baza de date informatizata;

9. organizeza activitatile de perfecţionare a magistraţilor

10. organizeaza activitatile de promovare a Asociatiei;

11. organizeaza actiunile de atragere de fonduri;

12. urmareste / controleaza daca activităţile respecta planurile aprobate;

13. urmareste indeplinirea criteriilor obligatorii de catre membrii care fac parte din Asociatie si sesizeaza Consiliul Director cu privire la cele constatate;

14. raspunde de efectuarea platilor aferente obligatiilor contractuale si legale ale Asociatiei ;

15. indeplineste orice alte atributii, in limitele prevederilor prezentului regulament de organizare si functionare si ale statutului ;

Conducerea Secretariatului General al Conferinţei Naţionale este asigurată de directorul executiv , numit de Consiliul Director.

4.5. Directorul executiv are următoarele atributii:

1. Asigura conducerea operativa si coordonarea intregii activităţi a Secretariatului General;

2. Aloca resursele necesare activitatilor curente;

3. Coordoneaza activitatea compartimentelor din subordine;

4. Urmareste indeplinirea de catre subordonati a atributiilor ce le revin;

5. Decide masurile necesare a fi luate la nivelul activitatii compartimentelor in vederea asigurarii indeplinirii obiectivelor Asociatiei;

6. Urmareste si realizeaza bugetul de venituri si cheltuieli al Asociatiei si raporteaza periodic Consiliului Director situatia financiara a Asociatiei;

7. Elaboreaza proiectele programelor Asociatiei si al bugetului de venituri si cheltuieli si le supune avizarii Consiliului Director;

8. Centralizează bugetele filialelor ca parte integrantă a bugetului AMR.

9. Elaboreaza impreuna cu departamentul operational raportul de activitate pe perioada anterioara si executarea bugetului de venituri si cheltuieli si le supune spre avizare Consiliului Director;

10. Incheie acte juridice in numele si pe seama Asociatiei in limita competentelor stabilite de Consiliul Director;

11. Identifica si atrage fonduri de la organismele donatoare;

12. Coordoneaza activitatile de promovare a AMR;

13. Coordoneaza activitatile de elaborare a programelor de formare si instruire a magistraţilor si supune aprobarii Consiliului Director programul;

14. Coordoneaza activitatea de elaborare a programului de sustinere si dezvoltare a Asociaţiei si supune aprobarii Consiliului Director;

15. Coordoneaza activitatile privind elaborarea de programe de dezvoltare a activităţilor Asociaţiei, de elaborare de studii de evaluare a impactului pe diferite teme si de evaluare periodica a problemelor sistemului juridic şi a magistraţilor.

16. Coordoneaza activitatile legate de dezvoltarea sistemului informational-informatic al Asociatiei;

17. Identifica si acceseaza surse de finantare suplimentare pentru desfasurarea activitatii Asociatiei;

18. Autorizeaza platile facute de Asociatie in limitele competentei sale si supune aprobarii Consiliului Director platile care depasesc cheltuielile prevazute in capitolele bugetare;

19. Semneaza documentele financiar-contabile ale Asociatiei si raspunde de plata obligatiilor fata de bugetul de stat sau de bugetele locale si de transmiterea raportarilor financiare si declaratiilor catre institutiile abilitate;

20. Face propuneri Consiliului Director privitoare la:

• bugetul de venituri si cheltuieli al Asociatiei;

• criteriile si procedura de admitere in Asociatie

• programul de formare si instruire a magistraţilor

• Ia masuri pentru aducerea la indeplinire a deciziilor Consiliului Director;

1. Organizeaza actiunile Asociatiei de atragere de fonduri;

4.6. Departamentul programe are urmatoarele atributii:

4.6.1. Promovarea activităţilor Asociaţiei:

1. Elaboreaza programul de promovare a Asociatiei;

2. Concepe si organizeaza campanii de promovare a activităţilor Asociaţiei

3. Sprijina fililalele in pregatirea si desfasurarea actiunilor de promovare intreprinse de acestea ;

4. Urmareste coerenta si unitatea actiunilor / programelor de promovare desfasurate de membri ;

5. Urmareste utilizarea corecta si continuitatea folosirii pachetului comun de elemente de identitate vizuala si promovare: logo, formate scrisoare si fax, brosuri etc ;

4.6.2. Perfecţionarea magistraţilor:

1. Elaboreaza si implementeaza sistemul de evaluare a nevoii de perfecţionare a lectorilor Asociaţiei;

2. Elaboreaza si implementeaza programul de perfecţionare a lectorilor;

3. Elaboreaza sistemul de evaluare a performantei lectorilor Asociatiei;

4. Coordoneaza activitatea lectorilor Asociatiei si evalueaza performantele acestora;

5. Organizeaza si coordoneaza livrarea de programe de perfecţionare pentru instructorii Asociatiei;

6. Elaboreaza si implementeaza sistemul de evaluare a nevoii de perfecţionare a membrilor Asociaţiei

7. Elaboreaza programele de perfecţionare a membrilor Asociaţiei

8. Identifica persoanele potrivite pentru a deveni lectori ai Asociatiei;

9. Organizeaza si coordoneaza activităţile de perfecţionare a membrilor Asociaţiei

4.6.3. Sustinerea si dezvoltarea filialelor Asociaţiei:

1. Elaboreaza programul de sustinere si dezvoltare a filialelor

2. Elaboreaza si implementeaza sistemul de evaluare a impactului activităţii filialelor si prezinta rezultatele directorului executiv;

3. Urmareste si controleaza permanent daca informarile trimise la filiale respecta standardele aprobate;

4. Urmareste si controleaza permanent daca filialele Asociatiei respecta planul de acţiune;

4.6.4. Administrarea si dezvoltarea sistemului informational – informatic:

1. Monitorizeaza si analizeaza permanent categoriile de probleme cu care vin magistraţii

2. Dezvolta si actualizeaza continutul informational al bazei de date;

3. Efectueaza clasificarea pe tematici a informatiei legislative la nivel national si la nivel local;

4. Dezvolta continutul fiecarei problematici de interes, bazandu-se pe interpretarea actelor normative la nivel national si local;

5. Efectueaza structurarea continutului fiecarei problematici pe puncte de interes (beneficiar,acte necesare, institutie competenta, costuri etc.);

6. Stabileste corelatii intre problematica tratata si actele normative care o reglementeaza;

7. Monitorizeaza sistemul de comunicatii al Asociatiei;

8. Efectueaza intretinerea si actualizarea bazei de date si a paginii de internet a Asociatiei;

9. Efectueaza salvarea periodica a datelor si, in caz de incident, realizeaza restaurarea tuturor datelor referitoare la sistemul informational - informatic;

10. Administreaza reteaua de calculatoare si sistemul informatic al Asociatiei;

11. Acorda asistenta utilizatorilor sistemelor informatice si de comunicatii ale Asociatiei;

12. Asigura transmiterea informatiilor actualizate catre toate filialele Asociatiei;

13. Asigura mentinerea in stare de functionare a componentelor sistemelor informatice si de comunicatii ale Asociatiei;

4.7. Departamentul administrativ are următoarele atribuţii:

1. Mentine legatura permanenta cu membrii Asociatiei si cu membrii Consiliului Director;

2. Asigura Secretariatul Conferinţei Naţionale a Asociatilor si al Consiliului Director;

3. Aduce la cunostinta membrilor Asociatiei hotararile si deciziile organelor de conducere ale Asociatiei in cel mult 15 zile;

4. Inregistreaza si actualizeaza datele din Registrul de Membri in conformitate cu prevederile statutului;

5. Tine evidenta varsamintelor cotizatiei si a contributiei obligatorii a filialelor de a participa la plata cotizatiei catre organismele interne si internationale din care AMR face parte;

6. Organizeaza şi desfăşoara activitatea de secretariat a Asociatiei;

7. Urmareste si arhiveaza documentele aferente activitatii Asociatiei;

8. Organizeaza si desfasoara activitatile administrative si de protocol;

9. Organizeaza şi desfasoara activitatile financiar-contabile ale Asociatiei in conformitate cu legislatia in vigoare;

10. Intocmeste şi depune raportarile financiare si bilantul contabil cerute de legislatia in vigoare pentru Asociatie;

11. Organizeaza si desfasoara activitatea de de gestiune a personalui Secretariatului Asociatiei;

12. Urmareste modul de utilizare a mijloacelor materiale de care dispune Asociatia;

1.  

   1. PERSONALUL

5.1. Personalul Asociatiei este angajat permanent sau cu statut de colaborator in conformitate cu prevederile legislatiei muncii.

5.2. Statul de functiuni al Asociatiei cuprinde:

• Director executiv

• Asistent al directorului

• Contabil

• Coordonator relaţii publice;

• Coordonator programe;

• Coordonator politici publice;

• Coordonator relaţii internaţionale;

In functie de volumul de activitate, angajatii Asociatiei pot cumula mai multe functii.

5.3. Statul de functiuni al filialei cuprinde:

• Director executiv

• Asistent al directorului

• Contabil

• Trezorieri

• Coordonator relaţii publice;

• Coordonator programe;

In functie de volumul de activitate, angajatii Asociatiei pot cumula mai multe functii.

1. Personalul angajat al Asociatiei are urmatoarele obligatii:

1. Sa respecte hotărârile si deciziile organelor de conducere ale Asociatiei;

2. Sa respecte prevederile prezentului ROF si ale statutului;

3. Sa respecte prevederile si sa indeplineasca obligatiile din fisa postului;

4. Sa nu produca in nici un fel prejudicii morale sau materiale Asociatiei;

5. Sa isi indeplineasca sarcinile de serviciu la timp şi cu profesionalism;

6. Sa pastreze integritatea bunurilor mobile si imobile din dotarea Asociatiei;

7. Sa respecte programul de lucru;

1.  

   1. CIRCUITUL DOCUMENTELOR

6.1. Toate documentele care intra în Asociatie pe orice cale (posta, fax,curier, e-mail etc.) vor fi inregistrate.

6.2. Circuitul documentelor este urmatorul: asistentul directorului > director executiv > asistentul directorului > persoana însarcinata cu rezolvarea problemei. Dupa rezolvarea problemei, documentele rezultate se întorc pe acelasi traseu si se arhiveaza.

1.  

   1. PROGRAMUL DE LUCRU

7.1. Programul normal de lucru al Secretariatului Asociatiei este de opt ore pe zi de luni până vineri .

1.  

   1. DISPOZIŢII FINALE

8.1. Modificarile aduse prezentului ROF vor fi aduse la cunostinta personalului cu 7 zile inainte de a intra in vigoare.

8.2. Prezentul ROF are urmatoarele anexe:

Anexa 1 – Structura organizatorica a Asociatiei

Anexa 2 - Structura organizatorica a Secretariatului Asociatiei

Anexa 3 – Procedura de recrutare si selectie a personalului angajat al Asociatiei;

Anexa 4 – Procedura de lucru a Consiliului Naţional de Etică Profesională;

Anexa 5 – Procedura de admitere in Asociatie;

Anexa 6 – Procedura de excludere din Asociatie.

Anexa 7 – Procedura de alegere a Consiliului Director

Anexa 8 – Procedura de conlucrare dintre Consiliul Director, Secretariatul General al AMR si Comitetul Director si Secretariatul fiecarei filiale

Anexa 3

Procedura de recrutare si selectie a personalului angajat al Asociatiei;

Recrutarea si selectia personalului angajat al departamentelor Secretariatului Asociatiei presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

1. Elaborarea fisei postului.

Consiliul Director intocmeste fisa postului pentru Directorul executiv.

Directorul executiv elaboreaza fisele posturilor pentru personalul din subordine si le prezinta Consiliului Director spre aprobare;

1. In sedinta Consiliului Director se aproba forma finala a fiselor posturilor;

2. Se intocmesc anunturile de angajare si se publica in 1 –2 ziare de mare tiraj;

3. Se colecteaza CV-urile si se efectueaza prima selectie a candidatilor pe baza informatiilor din CV.

Consiliul Director efectueaza selectia candidatilor care aplica pentru postul de Director Executiv.

Secretarul General al Conferinţei Naţionale efectueaza selectia pentru candidatii care aplica pentru celelalte posturi.

1. Se anunta candidatii selectati si se programeaza interviurile.

2. Intervievarea candidatilor. La interviu iau parte:

• presedintele si cel putin un membru al Consiliului Director, in cazul candidatilor care aplica pentru functia de director executiv;

• Secretarul General si un reprezentant al Consiliului Director, in cazul candidatilor care aplica pentru celelalte posturi;

Secretarul General comunica Consiliului Director datele interviurilor cu cel putin 3 zile inainte si ii cere sa desemneze un reprezentant care sa participe la intervievarea candidatilor.

1. Verificarea referintelor.

2. Selectia candidatilor. Se alege candidatul care a obtinut punctaj maxim si se comunica rezultatele tuturor candidatilor care au fost invitati la interviu.

3. In cazul in care diferenta intre punctajul primului clasat si celui de-al doilea sau urmatorilor clasati este foarte mica se organizeaza inca o runda de interviuri si / sau o runda de interviuri cu primii 2 – 3 candidati.

4. Intervievarea finala si / sau proba de lucru si selectia candidatului. Cei care au efectuat intervievarea intocmesc un referat privind rezultatele interviurilor si il prezinta Consiliului Director.

5. Validarea de catre Consiliul Director a selectiei canditatului.

Anexa 4

Procedura de lucru a Consiliului Naţional de Etică Profesională

CNEP are urmatoarele atributii:

1. Promovarea principiilor etice si a deontologiei profesionale in randul magistratilor

2. Apararea reputatiei magistratilor la cerere sau din oficiu

3. Primirea si solutionarea sesizarilor privind normele de conduita etica

4. Stabileste contacte si parteneriate cu organisme nationale si internationale in sfera eticii profesionale

5. La nivelul AMR are competente exclusive de a face propuneri de modificare a Codului deontologic si a normelor de aplicare a acestuia, cu o consultare prealabila a membrilor sai.

Mod de desfasurare a activitatii CNEP:

Sesizările CNEP se depun la Secretariatul General al Conferinţei Naţionale, care ia măsuri pentru transmiterea acestora membrilor CNEP

CNEP se pronunţă prin recomandări:

• Recomandare privind aplicarea unui Avertisment

• Recomandare privind excluderea unui membru, adresată Consiliului Director

• Recomandarea privind constatarea inexistentei unei incalcari a normelor de conduită etică.

Consiliului Naţional de Etică Profesională emite recomandări pentru soluţiile date şi dispoziţii pentru activitatea curentă.

Şedinţele CNEP sunt nepublice. O persoană din Secretariatul General va funcţiona ca secretar al CNEP, având rolul de a stabili şi comunica ordinea de zi, a întocmi procesul verbal al şedinţei CNEP, a redacta recomandările adoptate şi a le comunica persoanelor interesate.

Recomandările se adoptă prin votul majorităţii simple din numărul de membri prezenţi la şedinţă,

Votul membrilor CNEP este valabil exprimat şi prin mijloacele de comunicare la distanţă (e-mail, telefon sau alte modalitati convenite de catre acestia).

Secretariatul General al Consiliului Naţional ia măsuri pentru punerea în aplicare a Recomandărilor CNEP.

Recomandările sunt comunicate celui care a făcut sesizarea, magistratului vizat şi Comitetului Director al filialei din care acesta aparţine iar Consiliului Director numai in cazul propunerii de excludere.

Structura CNEP:

CNEP este compus din 7 membri aleşi de Conferinţa Naţională AMR dintre magistraţii cu o remarcabilă reputaţie morală şi profesională cu o vechime de peste 10 ani în profesie si minim 5 ani ca membru AMR. În şedinţa de constituire a CNEP, membrii îşi ale un Preşedinte şi un Vicepreşedinte. Preşedintele CNEP va fi ales dintre membrii CNEP, de profesie judecător, iar Vicepreşedintele va fi ales dintre membrii CNEP de profesie procuror. Cei 5 membrii CNEP vor fi 3 judecători şi 2 procurori.

Procedura de selectare a membrilor:

Pot face parte din CNEP judecători şi procurori care se bucură de o remarcabilă reputaţie morală şi profesională, cu o vechime de peste 10 ani în profesie ca judecator sau procuror si minim 5 ani ca membru AMR.

Depunerea candidaturilor:

• Secretariatul General anunta intervalul de depunere a candidaturilor pentru CNEP cu doua luni inainte de Conferinta Nationala

• Candidatura pentru CNEP, constă în depunerea unui Curriculum Vitae, a unei scrisoari de motivaţie şi două recomandări.

• Oricare dintre membrii AMR care indeplinesc conditiile prevazute de Statut si ROF pot candida pentru CNEP;

• candidatii nu reprezinta fililalele din care provin, ei sunt alesi in CNEP in virtutea calitatilor personale care ii recomanda;

• Candidaturile se depun personal la Secretariatul General al Conferinţei Naţionale.

• Pot depune candidaturi in mod independent membrii AMR care nu sunt inclusi in structura organizatorica a unei filiale

• Alegerea membrilor se va face in ordinea descrescatoare a numarului de voturi obtinute

• Candidatii care nu au fost declarati admisi vor intra in categoria membrilor supleanti

• In caz de egalitate de voturi la nivelul ultimei pozitii aligibile se va organiza un al doilea tur de scrutin la care vor participa doar candidatii cu cel mai mic numar de voturi

Atributiile membrilor:

Analiza si solutionarea sesizarilor se face de catre membrii CNEP prin vot exprimat direct sau prin email, fax, cu majoritate simpla.

Presedintele:

• Coordoneaza activitatea CNEP

• Stabileste sarcini pentru fiecare membru CNEP

• Presedintele poate delega oricare dintre atributiile sale Vicepresedintelui

• Semneaza recomandarile si dispozitiile CNEP care vor fi contrasemnate de Secretar

• Reprezinta CNEP in relatiile cu tertii

• Poate reprezenta AMR in sedintele Comisiilor de Disciplina ale CSM; in caz de imposibilitate de participare desemneaza un alt reprezentant CNEP judecator

Vicepresedinte:

• Inlocuieste Presedintele in functiile sale atunci cand acesta nu isi poate indeplini atributiile

• Poate reprezenta AMR in sedintele Comisiilor de Disciplina ale CSM; in cazul in care nu poate participa desemneaza un alt reprezentant CNEP procuror

Secretarul CNEP:

• Secretarul CNEP functioneaza in cadrul Secretariatului General

• Intocmeste Procesele verbale ale sedintelor

• Primeste, inregistreaza si tine evidenta sesizarilor

• Indreapta sesizarile catre reprezentantii CNEP

• Asigura o buna comunicare intre CNEP si filialele AMR

• Comunica recomandarile si deciziile luate in cadrul CNEP persoanei care a sesizat, celei vizate si dupa caz Comitetului Director al filialei/Consiliului Director al AMR.

Activitatea propriu-zisa:

Prima sedinta a CNEP

• In termen de maxim o luna de la Conferinta Nationala va avea loc prima sedinta CNEP

• Membrii CNEP vor allege prin vot secret dintre acestia Presedintele si Vicepresedintele

• Mandatul este de 3 ani

• Sedintele CNEP sunt statutare in prezenta a jumatate plus unu din numarul membrilor

• In caz de vacanta a Presedintelui, vor avea loc alegeri in cadrul CNEP pentru desemnarea unui nou Presedinte pana la convocarea Conferintei Nationale

• In cazul in care unul dintre membri CNEP nu-si mai poate indeplini atributiile, pozitia vacanta va fi ocupata de unul dintre membri supleanti

Sedintele ordinare CNEP au loc trimestrial.

Sedintele extraordinare se convoaca ori de cate ori este nevoie. Ele pot fi convocate de Presedinte, jumatate plus 1 din numarul membrilor precum si de Consiliul Director . Membrii CNEP audiaza persoanale cu privire la care au fost sesizati si analizeaza orice document produs de acestea ori de cel care i-a sesizat.

CNEP informeaza Conferinta Nationala a AMR cu privire la activitatea desfasurata anual.

Anexa 5

Procedura de admitere in Asociatie

Procesul de admitere a membrilor in Asociatie presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

7.1. Magistratul depune la Secretariatul filialei dosarul continand formularul de adeziune si un Curriculum Vitae. Formularul trebuie sa fie completat integral si sa fie semnat. Dosarul poate fi depus şi la o filiala din altă localitate decât cea în care îşi desfăşoară magistratul activitatea in conditiile Statutului.

7.2. Formularul de adeziune este compus din cererea tip de adeziune şi curriculum vitae al persoanei care doreşte să devină membru AMR.

7.3. Secretariatul filialei verifica daca formularul de adeziune a fost completat integral, daca sunt furnizate toate informatiile solicitate si daca exista toate anexele solicitate.

In cazul in care dosarul este complet (formularul de adeziune este corect completat, sunt furnizate toate informatiile si exista Curriculum Vitae anexat) Secretariatul filialei trimite cererea spre avizare Comitetului Director al filialei. Dosarul complet este comunicat Secretariatului General al AMR.

In cazul in care formularul nu a fost completat integral sau lipsesc informatii si/sau anexe, Secretariatul filialei transmite magistratului care solicita admiterea in Asociatie, in termen de 5 zile lucratoare de la data inregistrarii dosarului, o adresa prin care va aduce la cunostinta solicitantului faptul ca solicitarea de admitere in Asociatie nu poate fi luata in considerare si se vor mentiona si motivele (lipsa informatii si/sau documente, formular de adeziune incomplet etc.). Solicitantul are la dispozitie 30 zile calendaristice de la data inregistrarii pentru a furniza documentele si/sau informatiile necesare pentru completarea dosarului. Depasirea termenului de mai sus conduce la respingerea solicitarii iar solicitantul respectiv va putea iniţia un nou demers de admitere in Asociatie numai dupa scurgerea a 30 zile de la data inregistrarii formularului de adeziune.

7.4. Secretarul General analizeaza referatul si, daca sunt indeplinite criteriile obligatorii de admitere, include pe ordinea de zi a a urmatoarei sedinte a Consiliului Director discutarea solicitarii magistratului care doreste sa devina membru a Asociatiei. In cazul in care nu sunt indeplinite criteriile solicitarea este respinsa; o noua solicitare va putea fi initiata in conditiile pct. 7.2.

7.5. Dupa ce analizeaza referatul si se asigura ca sunt respectate toate criteriile obligatorii, Consiliul Director decide admiterea solicitantului ca membru al Asociaţiei.

După decizia de primire a noului membru, dată de Comitetul Director, Secretariatul operează modificarea în Registrul cu membri şi va aduce la cunostinta solicitantului şi Secretariatului filialei, decizia Consiliului Director.

Anexa 6

Procedura de excludere a unui membru din Asociaţie

Cazurile de excludere din Asociatie sunt cele prevazute in statut. Pentru excluderea unui membru se parcurg urmatoarele etape:

6.1. In cazul in care se constata ca un membru este in vreuna din situatiile de excludere prevazute in statut, persoana responsabila intocmeste un referat care este inaintat Secretarului General al filialei. Pentru declaraţii care contravin poziţiei oficiale a Asociaţiei persoana responsabilă din Secretariatul General al Asociaţiei, întocmeşte un referat care este înaintat Secretarului General al Asociaţiei.

6.2. Secretarul general analizeaza referatul si dispune notificarea membrul respectiv, acordandu-i acestuia un termen de 30 zile calendaristice pentru inlaturarea cauzelor situatiei de excludere.

6.3. In situatia in care, dupa curgerea celor 30 zile, nu au fost inlaturate cauzele care au condus la situatia de excludere, Secretarul general include pe ordinea de zi a urmatoarei sedinte a Consiliului Director propunerea de excludere a membrului respectiv.

6.4. Consiliul Director analizeaza referatul intocmit de Secretariat si decide asupra excluderii membrului respectiv. Decizia este comunicată. Consiliul Director poate acorda inca un termen de 30 zile calendaristice membrului respectiv pentru inlaturarea cauzelor care au dus la situatia de excludere. Daca a fost adoptata decizia de excludere sau daca la expirarea termenului situatia a ramas neschimbata, se comunică decizia către Secretaritul General al Asociaţiei

6.5. Secretariatul va radia membrul respectiv din Registrul de Membri şi va comunica această decizie către Secretariatul filialei din care face parte membru, precum şi membrului respectiv.

Anexa 7

Procedura de alegere a Consiliului Director

1. Alegerea Preşedintelui AMR.

Preşedintele AMR este ales de Conferinţa Naţională a Asociaţiei. Candidaturile pentru postul de Preşedinte se depun personal, prin fax sau prin e-mail, la Secretariatul General al AMR cu 15 zile înainte de ziua în care se desfăşoară Conferinţa Naţională care are ca punct pe ordinea de zi alegerea Preşedintelui.

Lista cu candidaţii la funcţia de Preşedinte AMR este redactată de către Secretariatul General cu 10 zile înainte de ziua în care se desfăşoară Conferinţa Naţională care are ca punct pe ordinea de zi alegerea Preşedintelui.

Secretariatul General are obligaţia să redacteze buletinele de vot cu candidaţii la funcţia de Preşedinte AMR până în ziua, în care se desfăşoară Conferinţa Naţională care are ca punct pe ordinea de zi alegerea Preşedintelui.

În Conferinţa Naţională, Preşedintele în exerciţiu prezintă raportul de activitate al mandatului său, după care îşi depune mandatul la Secretariatul General al AMR. Conferinţa Naţională îşi alege un Secretariat electoral pentru organizarea alegerilor şi numărarea voturilor exprimate pentru funcţia de Preşedinte AMR. Secretariatul electoral este format din 3-5 membri aleşi din rândul delegaţilor la Conferinţa Naţională şi sunt aleşi de către delegaţii Conferinţei.

După depunerea mandatului de către Preşedintele în exerciţiu, candidaţii la funcţa de Preşedinte îşi fac o scurtă prezentare a calităţilor care îi recomandă pentru această funcţie şi îşi prezintă platforma program pe care o vor aplica în calitate de Preşedinte AMR. După prezentarea candidaţilor şi a platformelor program se trece la distribuirea buletinelor de vot şi exprimarea votului.

Secretariatul electoral se retrage pentru numărarea voturilor exprimate.

Fiecare delegat va încercui doar numele candidatului preferat din buletinul de vot. Dacă un delegat încercuieşte 2 candidaţi pe buletinul de vot sau nu încercuieşte nici un candidat atunci, buletinul de vot respectiv este nul.

După terminarea procesului de numărare a votului de către Secretariatul electoral, rezultatele scrutinului este anunţat în plenul Conferinţei Naţionale. În caz de egalitate a voturilor pentru cei 2 candidaţi cu numărul cel mare de voturi, se reia scrutinul prin participarea doar a primilor 2 candidaţi cu numărul cel mai mare de voturilor. Candidatul care are cel mai mare număr de voturi câştigă funcţia de Preşedinte AMR.

Mandatul Preşedintelui AMR începe din momentul anunţării rezultatelor scrutinului de către Secretariatul electoral şi este exercitat de către cadidatul care a obţinut cel mai mare număr de voturi în alegerile Conferinţei Naţionale.

2. Alegerea Vicepreşedinilor AMR.

Vicepreşedintii AMR sunt aleşi de Conferinţa Naţională a Asociaţiei. Candidaturile pentru postul de Vicepreşedinte se depun personal, prin fax sau prin e-mail, la Secretariatul General al Asociaţiei cu 15 zile înainte de ziua în care se desfăşoară Conferinţa Naţională care are ca punct pe ordinea de zi alegerea Consiliului Director.

Lista cu candidaţii la funcţia de Vicepreşedinte AMR este redactată de către Secretariatul General cu 10 zile înainte de ziua în care se desfăşoară Conferinţa Naţională care are ca punct pe ordinea de zi alegerea Consilului Director.

Secretariatul General are obligaţia să redacteze buletinele de vot cu candidaţii la funcţia de Vicepreşedinte AMR până în ziua, în care se desfăşoară Conferinţa Naţională care are ca punct pe ordinea de zi alegerea Consiliului Director.

În Conferinţa Naţională, fiecare Vicepreşedinte în exerciţiu prezintă raportul de activitate al mandatului său, după care îşi depune mandatul la Secretariatul General al Asociaţiei.

După depunerea mandatului de către Vicepreşedinţii în exerciţiu, candidaţii la funcţia de Vicepreşedinte îşi fac o scurtă prezentare a calităţilor care îi recomandă pentru această funcţie şi îşi prezintă platforma program pe care o vor aplica în calitate de Vicepreşedinte AMR.

Procedura de de vot pentru Vicepreşedinţii AMR începe după încheierea procesului de alegere a Preşedintelui AMR.

După prezentarea candidaţilor şi a platformelor program se trece la distribuirea buletinelor de vot şi exprimarea votului.

Secretariatul electoral se retrage pentru numărarea voturilor exprimate.

Alegerea Vicepreşedinţilor AMR se va face în ordinea descrescatoare a numarului de voturi obtinute.

Fiecare delegat va încercui doar numele candidatului preferat din buletinul de vot. Dacă un delegat încercuieşte mai mulţi candidaţi pe buletinul de vot decât numărul de posturi de Vicepreşedinţi sau nu încercuieşte nici un candidat atunci, buletinul de vot respectiv este nul.

După terminarea procesului de numărare a votului de către Secretariatul electoral, rezultatele scrutinului este anunţat în plenul Conferinţei Naţionale. În caz de egalitate a voturilor pentru 2 sau mai mulţi candidaţi, se reia scrutinul prin participarea acestora. Candidatul care are cel mai mare număr de voturi câştigă funcţia de Preşedinte AMR.

Mandatul Vicepreşedinţilor AMR începe din momentul anunţării rezultatelor scrutinului de către Secretariatul electoral şi este exercitat de către cadidaţii care au obţinut cel mai mare număr de voturi în alegerile Conferinţei Naţionale.

Anexa 8

Procedura de conlucrare dintre Consiliul Director, Secretariatul General al AMR si Comitetul Director si Secretariatul fiecarei filiale

1. In ziua de vineri a ultimei saptamani din fiecare trimestru, Secretariatul fiecarei filiale comunica Secretariatului General al AMR stadiul indeplinirii activitatilor din programul adoptat si orice alte date legate de acestea, incunostiinteaza asupra eventualelor motive care au impiedicat realizarea obiectivelor stabilite de filiala.

2. In ziua de vineri a ultimei saptamani din fiecare semestru al anului, Secretariatul fiecarei filiale comunica Secretariatului General al AMR situatia evidentei membrilor (noi inscrisi, modificari loc de munca, modificari date de identitate si contact, retrageri, decese, etc) si a platii cotizatiei per membru si a contributiei filialei la plata taxei catre organizatiile interne si internationale din care AMR face parte.

3. Cu 10 zile inainte de data sedintelor Consiliului Director al AMR, fiecare Secretariat al filialelor comunica Secretariatului General al AMR documente – procese verbale de sedinta, solicitari, etc – ale Comitetului Director al fiecarei filiale.

4. Cu 30 de zile inainte de data Conferintei Nationale Anuale a AMR, Secretariatul fiecarei filiale comunica Secretariatului General raportul de activitate al filialei, situatia bugetului – venituri, cheltuieli, bilantul contabil si evidenta membrilor.

5. Secretariatul General al AMR are obligatia sa comunice Secretariatului fiecarei filiale procesele verbale de sedinta ale Consiliului Director al AMR, raportul sau de activitate, in termen de 10 zile de la data emiterii si respectiv elaborarii acestora.

6. Secretariatul General al AMR comunica Secretariatului fiecarei filiale documentele corespunzatoare ordinii de zi a Conferintei Nationale anuale a AMR cu 10 zile inainte de data desfasurarii acesteia.

7. Secretariatul General al AMR comunica Secretariatului fiecarei filiale in termen de 3 saptamani de la data desfasurarii lucrarilor Conferintei Nationale a AMR procesul verbal de sedinta si hotararile adoptate.

8. Secretariatul General al AMR comunica Secretariatului fiecarei filiale recomandarile emise de CNEP pentru incunostiintarea Comitetului Director al filiale in cauza.

9. In cazul convocarii unei Conferinte Nationale Extraordinare a AMR sau a convocarii de urgenta a sedintei Consiliului Director, in functie de obiectivele ordinii de zi, termenele pentru comunicarea de date, informatii, rapoarte, etc se reduc la jumatatea celor prevazute in conditiile activitatii ordinare.

10. Termenele prevazute de Regulament sunt termene de recomandare.

11. Consiliul Director al AMR dispune orice alte masuri pentru buna functionare si realizarea activitatilor din programul adoptat la nivel national si de filiala in urma consultarii Comitetului Director al fiecarei filiale.

12. Toate masurile, hotararile, deciziile, dispozitiile, recomandarile luate de forurile conducatoare la nivel national si de filiala se comunica si se pun in aplicare prin intermediul Secretariatului General al AMR si Secretariatul fiecarei filiale.